Materiali accessibilità

Consigli pratici per rendere accessibili i documenti

(da Porte Aperte sul Web, Alberto Ardizzone, Mario Varini)

Di seguito alcuni suggerimenti per la stesura di documenti più accessibili:

  • attiva sempre l’iconcina “mostra/nascondi” nel tuo programma di videoscrittura;
  • dare la notizia principale entro i primi due paragrafi;
  • usare il carattere Verdana (o Arial) stile Normale, dimensione minima 12;
  • interlinea compresa tra 1,2 e 1,5;
  • allineamento rigorosamente a sinistra;
  • creare allineamenti utilizzando la tabulazione e non il tasto tab o la barra spazio;
  • usare le interruzioni di pagina e non ripetuti “Invio” per andare ad una pagina nuova;
  • evitare paragrafi vuoti, utilizzare la spaziatura paragrafo;
  • fornire i documenti complessi di un sommario navigabile;
  •  usare i cosiddetti “caratteri nascosti”
    • la È (E maiuscola accentata), si ottiene con Alt + 0200 (del tastierino numerico di destra)
    • scrivere E’ costituisce un grave errore
    • tutti i “Caratteri nascosti” sono visualizzabili nella “Tabella caratteri” su GNU/Linux e “Mappa caratteri” su Windows;
  • scrivere i numeri di telefono e di fax a blocchetti (es. errato: 01234567890; es. corretto: 012 34 567 890);
  • usare i punti elenco o gli elenchi numerati già predisposti, un elenco puntato o numerato è più facile da leggere e da capire rispetto a un paragrafo molto pieno;
  • scrivere il nome del file senza spazi bianchi, utilizzare solo i seguenti caratteri a-z, A-Z, 0-9, _ (underscore) e senza caratteri speciali tipo / \% | ‘ “

Cosa non fare:

  • non inserire mai più di uno spazio fra parola e parola;
  • non inserire lo spazio DOPO l’apostrofo (potrebbe determinare un’andata a capo scorretta);
  • non inserire lo spazio PRIMA di un segno di punteggiatura (anche in questo caso potrebbe determinare un’andata a capo scorretta);
  • non inserire lo spazio DOPO l’apostrofo;
  • non inserire lo spazio PRIMA di un segno di punteggiatura;
  • non inserire mai spazi fra parola e segno d’interpunzione;
  • non si separa mai l’apostrofo con uno spazio dalla parola che segue:
    • ad esempio non va “L’ avvio delle attività”, bensì “L’avvio delle attività”;
  • non creare allineamenti mediante la barra spaziatrice o tasto “tab”, (bisogna invece stabilire un punto di tabulazione o allineamento cliccando sul righello orizzontale);
  • non creare paragrafi vuoti, ovvero premere ripetutamente il tasto “Invio” per creare spaziature verticali, in questo caso è necessario ricorrere al Formato Paragrafo e Spaziatura dopo il paragrafo;
  • non inserire immagini troppo pesanti e poi ridimensionarle solo visivamente:
    • si ridurrà l’immagine PRIMA dell’inserimento, la si salverà con nome diverso e poi la si inserirà nella pagina;
  • non usare espressioni ridondanti tipo “entro e non oltre“;
  • non scrivere i nomi dei giorni della settimana o dei mesi con l’iniziale maiuscola:
    • esempio errato 7 Aprile, esempio corretto 7 aprile);
    • le date si scrivono per esteso, al fine di ridurre la possibilità d’errore;
    • per esempio, non va “05.03.2012″, bensì “5 marzo 2012″;
    • Il primo giorno del mese, in italiano, è sempre un numero ordinale, è quindi sbagliato scrivere “01.09.2012″, si scriverà invece “1° settembre 2012″;
  • non scrivere i numeri romani seguiti dall’apice;
    • esempio errato III°, esempio corretto III;
    • i numeri romani I, II, III, IV, V ecc. non prendono l’esponente, perché hanno già in sé il significato ordinale;
    • è grave errore ortografico scrivere “I°, II°, III°” ecc.;
  • non scrivere “un pò“» con l’accento, si adoperi, invece, l’apostrofo: un po’;
  • non inserire testi in movimento o elementi con effetti di sfarfallio o intermittenti;
  • non scrivere nomi di destinatari e oggetto tutto in maiuscolo:
    • il tutto maiuscolo è di sé di più difficile lettura per i nostri occhi
    • si scriva con la classica iniziale maiuscola e basta;
  • per motivi di praticità, le sigle e gli acronimi vanno scritti senza punti intermedi, ad esempio:
    • MIUR (e non M.I.U.R.);
    • ATA (e non A.T.A.);
    • OM (e non O.M.);
    • DM (e non D.M.);
    • CCNL (e non C.C.N.L.);
    • DL (e non D.L.);
    • IC (e non I.C.);
    • IS (e non I.S.) ecc.
    • San Sisto, San Biagio, San Savino, vogliono il “San” per esteso, in quanto non si abbrevia una parola già molto corta;
    • Email si scrive con l’iniziale maiuscola, e non “email” o “e-mail” o “E-mail” o “mail”;
  • negli indirizzi, è un malvezzo scrivere “Via”, “Piazza” ecc. con la maiuscola, in quanto si tratta di nomi comuni.

Produrre un documento senza osservare le regole e poi trasformarlo in pdf, produrrà un documento in pdf non accessibile.

PDF accessibili

Sezione dedicata prevalentemente a chi usa Acrobat Pro.

Per essere considerato accessibile un file PDF deve avere le seguenti caratteristiche:

  • il documento deve essere un testo e non un’immagine che rappresenti un testo (scansione);
  • se presenti moduli e campi devono essere accessibili;
  • la struttura del documento deve essere delineata da tag;
  • l’ordine di lettura deve essere chiaro e facile da seguire;
  • un testo descrittivo alternativo deve essere disponibile per ogni elemento grafico, link, modulo;
  • devono essere presenti elementi di aiuto alla navigazione, i link, le intestazioni e i contenuti delle tabelle;
  • deve essere specificata la lingua del documento;
  • il documento deve usare font che permettano la conversione dei caratteri in testo;
  • impostazioni di protezione che consentono l’accesso al testo da parte dei programmi di lettura dello schermo.

Creare PDF da documento di testo

Se il PDF proviene dalla conversione di un documento di testo (Word o LibreOffice) già accessibile siamo nella situazione ottimale in quanto basterà fare il controllo e provvedere all’eventuale ottimizzazione manuale. Ad oggi l’unico strumento che permetta di editare i file PDF ed intervenire sulla loro accessibilità è Acrobat, nella versione Pro (a pagamento).

Se il PDF proviene da scansione, siamo nel caso peggiore, in quanto il documento invece di contenere un testo contiene un’immagine che non può essere letta dai software screen reader. L’ideale sarebbe disporre del testo in originale, o eventualmente ridigitarlo, o passarlo ad un sistema di riconoscimento ottico dei caratteri OCR.

Se il PDF è stato creato con Adobe ma non è accessibile, lo si rende tale sfruttando alcuni strumenti presenti solo in Acrobat nella versione Pro.

Per creare PDF da pagine WEB, una caratteristica poco conosciuta di Acrobat Pro, è la possibilità di utilizzo dello stesso Acrobat come browser per convertirle direttamente in documenti PDF, e se la pagina web è ben strutturata e realizzata il risultato sarà pulito, altrimenti bisognerà intervenire manualmente.

Più sintetico del precedente:

Produrre documenti di qualità (vademecum rapido) di Mario Varini

La prima operazione da farsi quando si crea un nuovo documento è premere l’iconcina “Mostra/Nascondi” a forma di pi greco ¶ che si trova nella Barra degli strumenti Standard. L’azionare il “Mostra/Nascondi” comporta la visualizzazione SOLO A MONITOR di tutte le azioni che si compiono tramite tastiera. È quindi una sorta di cartina al tornasole per verificare la correttezza tecnica nella creazione di un documento.

Cosa si deve fare

  • usare sempre il carattere Verdana stile Normale, dimensione minimo 12;
  • interlinea compresa tra 1,2 e 1,5;
  • allineamento rigorosamente a sinistra;
  • usare i cosiddetti “caratteri nascosti”, come ad esempio la E maiuscola accentata, che si ottiene con Alt + 0200 (della tastierina numerica di destra) > È; scrivere E’ costituisce un grave errore; i “Caratteri nascosti” sono visualizzabili nella “Mappa caratteri” in Start > Programmi > Utilità di sistema > Mappa caratteri;
  • scrivere i numeri di telefono e di fax a blocchetti (es. errato: 0376227260; es. corretto: 0376 227 260);
  • usare i punti elenco o gli elenchi numerati già predisposti da Word;
  • dare la notizia principale entro i primi due paragrafi;
  • usare le interruzioni di pagina (e non una raffica di “Invii” per andare in pagina nuova);
  • scrivere il nome del file senza spazi bianchi e senza caratteri speciali.

Cosa non si deve fare

  • creare allineamenti mediante la barra spaziatrice (bisogna invece stabilire un punto di tabulazione o allineamento cliccando sul righello orizzontale);
  • creare allineamenti mediante l’uso ripetuto del tasto “tab” (a sinistra nella tastiera, con le due frecce contrapposte); anche in questo caso è necessario stabilire un punto di tabulazione sul righello orizzontale;
  • creare paragrafi vuoti, ovvero premere ripetutamente il tasto “Invio” per creare spaziature verticali: in questo caso, è necessario ricorrere al menù Formato > Paragrafo > Spaziatura dopo il paragrafo;
  • inserire immagini troppo pesanti e poi ridimensionarle solo visivamente: si ridurrà l’immagine PRIMA dell’inserimento, la si salverà con nome diverso e POI la si inserirà nella pagina;
  • inserire due o più spazi fra una parola e l’altra:
  • inserire lo spazio DOPO l’apostrofo (potrebbe determinare un’andata a capo scorretta);
  • inserire lo spazio PRIMA di un segno di punteggiatura (anche in questo caso potrebbe determinare un’andata a capo scorretta);
  • usare espressioni ridondanti (per esempio: entro e non oltre);
  • scrivere i nomi dei giorni della settimana o dei mesi con l’iniziale maiuscola (es. errato: 7 Aprile; es. corretto: 7 aprile);
  • scrivere i numeri romani seguiti dall’apice (es. errato: III°; es. corretto: III);
  • scrivere «un po’» con l’accento (si adoperi, invece, l’apostrofo: un po’);
  • produrre un documento Word senza osservare le regole e poi trasformarlo in pdf: anche il pdf sarà scorretto.

Di seguito allegati e link di approfondimento sull’accessibilità

L’accessibilità dei documenti elettronici Parte prima di Livio Mondini

L’accessibilità dei documenti elettronici Parte seconda di Livio Mondini

L’accessibilità dei documenti elettronici Parte terze di Livio Mondini

Guida ai documenti ben formati di Mario Varini

Stumenti specifici per ipovedenti

 Link utili

Nuovi requisiti accessibilità (riferimenti normativi)

http://www.webaccessibile.org/normative/nuovi-requisiti-di-accessibilita-cosa-cambia-per-la-pa-e-non-solo/

Materiali informativi dal sito della Funzione Pubblica

http://www.funzionepubblica.gov.it/glu.aspx

http://www.biroblu.info/2011/03/pdf-accessibili-il-problema-della-verifica-di-accessibilita/

Documenti ben formati (accessibili)

https://www.youtube.com/watch?v=DjoKU-38xyc (1 parte)

https://www.youtube.com/watch?v=miihkzzsjqQ (2 parte)

Creazione documenti accessibili con Word

http://office.microsoft.com/it-it/word-help/creazione-di-documenti-di-word-accessibili-HA101999993.aspx

Convertitore OCR online

http://www.onlineocr.net/

Link utili

http://www.agid.gov.it/agenda-digitale/pubblica-amministrazione/accessibilita

http://www.webaccessibile.org/

http://www.dirittoscolastico.it/accessibilita-e-siti-scolastici/

http://www.istruzionepadova.it/risorse/comunicare/Web_Guida-Costruzione-Siti-02.pdf

 

Gruppo facebook che si occupa di accessibilità e scrittura per il web (gruppo chiuso: è necessario richiedere l’iscrizione)

https://www.facebook.com/groups/scrivereweb/

a cura di Lorella Medori